Ein Knigge zum richtigen Verhalten in Videokonferenzen

Videokonferenzen gehören mittlerweile längst zum Arbeitsalltag. Egal ob aufgrund von mobilem Arbeiten von Zuhause aus oder der Versuch in Zeiten von Corona seine persönlichen Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren 

Mit Hilfe von Programmen und Anwendungen kann die digitale Kommunikation schon problemlos realisiert werden. Doch nicht nur die funktionierende Technik ist ausschlaggebend für ein reibungsloses Miteinander. Auch das Verhalten der Kollegen im digitalen Büro ist entscheidend. 

Wir möchten euch einen Knigge an die Hand geben, mit dem die Videokonferenz zum Erfolg wird. 

  1. Sei immer pünktlich! 
    Überprüfe auch rechtzeitig die Technik, so dass die Konferenz pünktlich beginnen kann. Solltest du dennoch einmal zu spät kommen, dann trete der Konferenz bitte so still wie möglich bei, um den Referenten nicht zu stören. Achte z.B. darauf, dass das Mikrofon stumm geschalten ist, sodass keine Störgeräusche die Konferenz unterbrechen.
  2. Melde dich am Anfang mit deinem Namen. 
    In einem realen Besprechungsraum würdest du auch alle anderen Teilnehmer grüßen und dich ihnen vorstellen. Sieh den Eintritt in eine Videokonferenz, wie das Öffnen der Tür zum Besprechungsraum. Grüße alle Kollegen und stelle dich unter Umständen noch einmal namentlich vor. So wissen die anderen Teilnehmer gleich, wer neu hinzugekommen ist.
  3. Schalte deine Kamera ein.
    Eine Videokonferenz bedeutet schließlich auch, dass sich die Teilnehmer gegenseitig sehen können. So wird trotz der räumlichen Distanz, Nähe zu seinen Gesprächspartnern oder Kunden geschaffen. Sollte es nicht möglich sein, die Kamera anzumachen, dann erkläre deinen Kollegen zu Beginn den Grund dafür.
  4. Achte auf einen guten Bildausschnitt.
    Der Kamerawinkel sollte vorher getestet werden, damit das Bild nicht verzerrt ist. Überprüfe ob der Raum und du selbst ausreichend ausgeleuchtet sind. Achte zudem am besten darauf, dass die Kamera auf Augenhöhe positioniert ist und du nicht zu nah dran sitztSei zudem sicher, dass du seriös auftrittst. Es ist immer noch ein Geschäftsmeeting, daher sollte auch die Wahl der Kleidung dementsprechend getroffen werden. Prüfe auch die angezeigte Umgebung im Bildausschnitt. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein. Pizzakartons, Krümmel und eingetrocknete Kaffeebecher wirken nicht besonders seriös. 
  5. Störgeräusche sollten vermieden werden.
    Schnaufe nicht in den Hörer oder das Headset. Störgeräusche und Nebengespräche können leicht vom eigentlichen Konferenzthema ablenken.  Nutze daher die Stummschaltung (Mute-Funktion) des Mikrofons. Dieses sollte immer angeschaltet sein, wenn du längere Zeit nicht sprichst. Jedes Schnaufen und Räuspern wird sonst lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund. Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche. Daher den Stummschalter am Telefon betätigen, während andere präsentieren oder vortragen.
  6. Aufräumen vor dem Desktop-Sharing 
    Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicherstellen, dass der PC-Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.
  7. Meetings interaktiv und spannend gestalten und als Teilnehmer präsent bleiben
    Beziehe die Teilnehmer der Konferenz als Veranstalter aktiv in das Thema mit ein, etwa durch Umfragen, Kommentarwerkzeuge, oder den Chat. Sollest du selbst nur Teilnehmer sein, dann beteilige dich aktiv am Geschehen und bleibe präsent. Unaufmerksame oder abgelenkte Konferenzteilnehmer kommen unhöflich und desinteressiert rüber. Auch in Videokonferenzen merkt man, wenn du unkonzentriert bist.